【仕事効率化】仕事が終わらないそこのあなたへ【残業時間40時間→25時間】

仕事

仕事量がとっても多いわけではないのに、毎日残業しています。同期はみんな定時で上がれているのに、私だけ残っています。周りの目も痛いし、どうすれば、早く帰れますか?

今日はこのようなお悩みにお応えします。

本記事の内容

・仕事を効率化して早く帰る方法

この記事を書いている私は、

入社当時〜3ヶ月目までは残業時間は月40時間でした。

毎日2時間残業をしていたので、他の社員からの目が痛い、、、

「なんで、そんなに残っているの?」みたいな汗

ここに給与明細の写

大体夜の8時に仕事が終わって、帰宅するというヘトヘトコースでした。

そんな私も仕事のこなし方を覚え、現在は月25時間ほどの残業です。

仕事の量が少なくなったわけではなく、むしろ増えています。

が、以前よりも早く帰れています。良いこと。

この記事を読むと今よりも早く帰ることができるし、

「仕事できないやつ」から脱却することもできます!

早く帰ることができると、、、

帰り道に買い物によったり、

自炊ができたりと色々したいことができますね☺️

私の場合は平日デートができるようになりました❤️ ヘッヘっへ

目次

1,仕事の効率化

2,仕事が終わらず焦っている方へ

3,まとめ

1,仕事の効率化

フォト
Helloquence
Unsplash

仕事の効率化について、私が改善したのは下記の5個です。

  • TO DOリストの作成はマスト
  • 優先順位の付け方
  • 時間の使い方
  • 電話とメール
  • 紙を一枚机の上に
  • 事務作業と思考作業
  • 整理整頓はその時に

TO DOリストの作成はマスト

今日やることリストを朝書き出します。

私はいつも裏紙に赤ペンで下記を書き出しています。

書き出すものは下記の3個

  1. AM中/PM中にすること
  2. 時間が余ったらすること
  3. やることの行動を細分化したもの

めっちゃざっくりですが、こんな感じでとりあえず書きます。

自分の仕事を可視化することが効率化への第一歩です。

やることの行動細分化について

ここがポイントです!

例えば、「資料を作る」だったら、、、

①どういう道筋で作るのか考える

②資料を集める

③パワポで作成

の大体3ステップを踏まないとゴールにはたどり着きません。。。

これもTO DO リストに書き込みます。

こうすると、あら不思議。

自分のすべきことが明確になります。

なぜ、仕事を明確にする必要があるんですか?忙しくて書いている暇もありません。

仕事内容を明確にしておかないと、
「今どこまで、できているのか」がわかりません。
ゴールまでの距離が不明だから、残業をして無理にこなそうとしてしまいます。

敗北ちゃん
敗北ちゃん

なので、

「これからの予定」「今どこまでできている」「何ができていない」を

明確・把握するためにTO DO リストを作成をしましょう。

これが無駄な残業をやめる最初の一歩です。

優先順位の付け方

 優先順位の付け方=仕事をこなす順番です。

優先順位の付け方のポイントは下記の2点です!

  1. 締め切りよりも少し早い自分締め切りをカレンダーに書く
  2. 優先順位がわからない時は上司に聞く

1の自分締め切りを設定する理由としては、

締め切りよりも早くに仕事が終わるとチェックに時間を回したり、

上司に相談する時間が増えるので質の良いものになりやすいです。

また、優先順位がかぶるとか、どっちを優先すれば良いのか

わからない時は思い切って上司に聞いています。

そうすると上司は、「あ、今この仕事とこの仕事が被ってるんだな。」とか認識するし、自分では判断できないことは上司を利用しましょう。

上司のチェックがなく自分の判断のみで進めてしまうと

あとから「こっちの方を急いでほしかったのになぁ」とか言われたら

いやですもん。

なので、最初の段階で上司と話しておくと良いですよ。

時間の使い方

お次は時間の使い方です。

1個の作業を続けるのを20分に設定することをお勧めします。

というのも人間の集中力が継続できるのが、大体20分ぐらいらしいです。

なので、仕事を20分刻みで作業をこな酢ことをお勧めします。

私も以前は1時間、2時間ぶっ通しで仕事していましたが、

15時ごろには疲れてしまって、作業効率が落ちていたことが多々ありました。

とりあえずは15分したら、時計をみて、作業再会するのが良いかと思います。

こうすることで、疲れ方が全然違うので、オススメです。

電話とメール

電話には基本的には出るようにしていますが、

人によってすぐ出るのか、分類をしています。笑

すぐ電話に出る人は下記の人たちです。

下記以外の人はつながらなかった場合、メールをくれる方が多いので。

  • 電話がつながりにくい人
  • 現場の作業員

上記の人たちでも、電話を出る時は

用件だけ聞いてあとからお返事することが多いです。

その場で返事できるものはしますが、、、急がないものは急がないで。

メールについては朝に30分、(昼の30分)、夕方に一回でチェックしています。

朝、TO DO リストを書いた後は、メールチェックですね。

なぜ、メールの時間を決めるかというと、即レスが仕事できる人の流儀みたいな風潮がありますけど、、、

即レスばっかりしていたら、作業の手が止まるので、朝・昼・夕に一回ずつチェックする時間を取るようにすると良いです。

急ぎだったら、電話がくるので、変に「返していないからどうしよう!」とか

慌てなくて大丈夫です。

この辺は職場によっても変わるので、職場の雰囲気に従ってください。

紙を一枚机の上に

私は机の上にTO DO リストともう一枚紙を置いています。

そこに電話の要件、返さないといけないメール、頼まれた仕事などを

ちょこちょこ書いていきます。

その日が終わるまでにその用事を全て消すことができたらOKだし、

できなければ、明日に持ち越しです。

小さい用事とか忘れてしまうので、紙に書くと良いです。

紙に書くのは何が良いかというと、

一旦、TO DO リストと照らし合わせて、優先順位をつけることができるからです。

これが終わったら、次これを少ししようとか、考えられるので良いです。

事務作業と思考作業について

私の仕事は事務職なので大体、

単純な事務作業と考える作業に分かれます。

事務作業はこなしていけば簡単なのですが、

考える作業はやらないといけないけど、時間がかかるのでしんどいという少し重い作業なのですが、、、

これは、思い切って2時間ぐらい時間をとります。

午前中に時間をとって、考えます。

時間を思い切って取らないと私の場合だと、「早く答えを出さないといけない!」という焦りが生まれてあまり集中できないことありました。

なので、思い切って時間を取ると心にゆとりを持ち集中してガシガシ考えると良いです。

整理整頓はその時に

本当に、書類をまとめたりする時はその時に!!!

ではないと、後々大変になります。

1回の片付け時間は短いのに溜めてしまうから、後からしようと思うと1枚が5枚になり10枚になり20枚になっていくので、、、

本当にすぐ溜まるので、その時に片付けると後々時短に繋がります。

2,仕事が終わらずに焦っている方へ

フォト
マシューTレーダー
Unsplash

正直、いうと仕事の効率化なんて、「慣れ」です。

「慣れ」れば、ある程度仕事はこなせるようになります。

若いほど、時間はかかるけど効率化はできます。

私も「慣れる」まではきつくて、やめようかと何回も思いました。

その期間は3ヶ月ほど。

だけど、楽になるまで4ヶ月。

そこまではきついし、仕事もやめたくなりますが、

でも見てくれている方が必ずいます。

だから、まずは慣れながら仕事を効率化をして、しんどさを乗り越えれば、次は質が上がってくるので、ファイトです。

私ができたので、できます〜

3,まとめ

フォト
ベサニレッグ
Unsplash

仕事を効率化するのであれば、下記をまずは実行してみてください✨

  • TO DOリストの作成はマスト
  • 優先順位の付け方
  • 時間の使い方
  • 電話とメール
  • 紙を一枚机の上に
  • 事務作業と思考作業
  • 整理整頓はその時に

効率化とカッコよくは言ってみましたが、1個1個は地味なことです。

私も社会人2年目で、まだまだ発展途上ではありますが、

ここ数ヶ月上からの評価が良いので、今回は自信をもってお勧めします!

最後まで読んでいただきありがとうございます!大好き!!

コメント

タイトルとURLをコピーしました